Le Sue fatture partono a Suo nome
Un cliente apre più volentieri un messaggio che arriva da un indirizzo che conosce, e risponde più facilmente. Con m2m.ma le Sue fatture partono dalla Sua casella di posta, con il Suo logo e il Suo testo, e non da un indirizzo anonimo. Mantiene così il rapporto con il cliente, e le sue risposte arrivano direttamente a Lei.
La configurazione si fa una sola volta, in Invio e-mail. Gmail e Outlook dispongono di impostazioni già pronte. Se usa il Suo nome di dominio, indichi i dati del server SMTP forniti dal Suo provider. La password di questa casella viene conservata cifrata.
Preparare un messaggio tipo
Scriva una volta il testo che accompagna le Sue fatture. Campi come il numero e l'importo si compilano da soli nel messaggio, e può adattarlo prima di ogni invio se un cliente merita una parola particolare. Può anche scegliere un indirizzo di risposta e un indirizzo in copia, per esempio perché il Suo ufficio contabilità tenga traccia di ogni invio.
Si invii prima un messaggio di prova per verificare il risultato, poi passi alle fatture vere. Il PDF viene allegato automaticamente.
- Gmail, Outlook o server SMTP del Suo dominio
- Messaggio e logo personalizzati
- Indirizzo di risposta e copia a scelta
- PDF della fattura allegato all'invio
- Cronologia degli invii e degli errori
Sapere cosa è partito
«Non ho mai ricevuto la Sua fattura» è una frase che probabilmente conosce. La cronologia indica a chi è stata inviata ogni fattura e se l'invio non è riuscito. In caso di errore lo vede senza aspettare la telefonata del cliente, e può correggere l'indirizzo e poi inviare di nuovo il documento.
Questa cronologia resta utile anche in seguito, quando bisogna verificare che un documento sia partito in una certa data o riprendere il sollecito di una fattura in ritardo.
Cosa non è l'invio via e-mail
Inviare una fattura in PDF via e-mail resta uno scambio classico tra Lei e il Suo cliente. Non è una trasmissione alla DGI, che al momento non è attiva. Se anche il Suo cliente è un'azienda verificata su m2m.ma, può scegliere lo scambio diretto: riceve la fattura in bozza nel suo spazio, senza passare dalla sua casella di posta.