Il back-office, dove il tempo scompare
Il lavoro d'ufficio non sempre si vede, ma fa funzionare l'impresa. Una firma in attesa, un contratto introvabile, una sala prenotata due volte, una richiesta di materiale dimenticata: presi singolarmente, questi inconvenienti sembrano piccoli. Insieme, impegnano i Suoi team e La costringono a sollecitare tutti. Uno strumento di gestione dell'ufficio riunisce questi temi in un unico posto, con regole che tutti comprendono.
I Suoi documenti, archiviati e ritrovati
Contratti, ordini di acquisto, attestati, corrispondenza: possiamo organizzare i Suoi documenti per cliente, fornitore, pratica o anno. Ogni documento può ricevere informazioni utili, come un tipo e una data di scadenza, che facilitano la ricerca e permettono di ricevere un promemoria prima della scadenza di un contratto.
I diritti di accesso vengono definiti con Lei: non tutti hanno bisogno di vedere tutto. Per la durata di conservazione dei Suoi documenti, chieda consiglio al Suo commercialista o al Suo consulente legale.
Acquisti seguiti dalla richiesta al ricevimento
Una richiesta di acquisto passa spesso per una telefonata o un messaggio, poi si perde. Con un flusso digitale, il richiedente compila un modulo semplice e allega un preventivo. Il responsabile riceve una notifica e approva o rifiuta, con un commento se necessario. Le regole possono variare a seconda del reparto o dell'importo, secondo quanto Lei decide.
La richiesta approvata può poi diventare un ordine di acquisto, e il ricevimento può essere collegato alla Sua gestione del magazzino, se ne ha una.
Le richieste di tutti i giorni
Molte piccole richieste meritano un monitoraggio semplice, senza riunioni né solleciti.
- Prenotare una sala riunioni o un veicolo e vedere le disponibilità
- Richiedere materiale d'ufficio o un intervento informatico
- Segnalare un guasto ai servizi generali
- Assegnare un'attività con una scadenza e seguirne l'avanzamento
- Vedere a colpo d'occhio cosa è in attesa e presso chi
Uno strumento a misura della Sua impresa
Non serve prevedere tutto in una volta. Consigliamo di iniziare dal tema che La disturba di più, ad esempio le richieste di acquisto, e poi aggiungere gli altri secondo le Sue esigenze. Lo strumento può collegarsi alle altre Sue soluzioni, come il magazzino, il personale o la piattaforma my.m2m.ma per le Sue fatture. Ci racconti come funziona oggi il Suo ufficio: Le proporremo un perimetro realistico e un preventivo per il Suo progetto.
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