Che cos'è la digitalizzazione di un processo
Un processo è una sequenza di fasi che si ripete nella Sua impresa: una richiesta di acquisto, una scheda di intervento, una pratica cliente, una nota spese. La digitalizzazione consiste nel trasferire queste fasi su uno strumento digitale, dall'inserimento fino all'archiviazione. La persona compila un modulo invece di una scheda cartacea, il responsabile approva dal telefono o dal computer e il documento finale finisce nel posto giusto senza essere ricopiato.
Non si tratta di acquistare un software in più. L'obiettivo è rendere il lavoro quotidiano più semplice per chi lo svolge e più leggibile per Lei, che dirige l'impresa.
I segnali che è il momento di agire
Alcune situazioni si ripetono spesso nelle PMI e indicano che un processo merita di essere rivisto.
- La stessa informazione viene inserita più volte in file diversi
- Nessuno sa a che punto è una richiesta senza chiamare un collega
- Un documento importante è difficile da ritrovare
- Tutto si ferma quando la persona che conosce la pratica è assente
- I Suoi numeri sono disponibili troppo tardi per decidere
Iniziare in piccolo, con un solo flusso
Consigliamo di iniziare con un solo processo, frequente e ben conosciuto dai Suoi team. Spesso è il modo più semplice per verificare che lo strumento sia adatto e per farlo adottare. Studiamo il flusso attuale, lo semplifichiamo, poi lo realizziamo e lo adattiamo con le persone che lo usano ogni giorno.
Questa prima fase mostra anche cosa permettono di monitorare i Suoi dati: numero di richieste, tempi di gestione, pratiche in sospeso. Queste informazioni possono poi alimentare una dashboard semplice.
Mantenere i Suoi strumenti quando è possibile
Digitalizzare non significa sostituire tutto. Se il Suo software di contabilità o il Suo archivio clienti Le va bene, cerchiamo di collegarlo al nuovo flusso, tramite un'API quando esiste o tramite file di scambio. Per le Sue fatture, il flusso può anche appoggiarsi alla piattaforma my.m2m.ma, che prepara le fatture elettroniche, la contabilità e l'IVA.
Infine, un processo digitale contiene spesso dati sui Suoi clienti o sui Suoi dipendenti. La legge 09-08 e la CNDP vanno considerate fin dalla progettazione, e i diritti di accesso sono da definire insieme a Lei. Poiché ogni progetto è diverso, elaboriamo un preventivo dopo aver compreso la Sua esigenza.
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