Vos factures partent à votre nom
Un client ouvre plus volontiers un message qui vient d'une adresse qu'il connaît, et il y répond plus facilement. Avec m2m.ma, vos factures partent de votre propre messagerie, avec votre logo et votre texte, et non depuis une adresse anonyme. Vous gardez ainsi la relation avec votre client, et ses réponses arrivent directement chez vous.
La mise en place se fait une seule fois, dans Envoi d'e-mails. Gmail et Outlook disposent de réglages prêts. Si vous utilisez votre nom de domaine, indiquez les informations du serveur SMTP données par votre hébergeur. Le mot de passe de cette messagerie est conservé chiffré.
Préparer un message type
Rédigez une fois le texte qui accompagne vos factures. Des champs comme le numéro et le montant se remplissent seuls dans le message, et vous pouvez l'adapter avant chaque envoi si un client mérite un mot particulier. Vous pouvez également choisir une adresse de réponse et une adresse en copie, par exemple pour que votre service comptable garde une trace de chaque envoi.
Envoyez-vous d'abord un message de test afin de vérifier le résultat, puis passez à vos vraies factures. Le PDF est joint automatiquement.
- Gmail, Outlook ou serveur SMTP de votre domaine
- Message et logo personnalisés
- Adresse de réponse et copie au choix
- PDF de la facture joint à l'envoi
- Historique des envois et des échecs
Savoir ce qui est parti
« Je n'ai jamais reçu votre facture » est une phrase que vous connaissez sans doute. L'historique indique à qui chaque facture a été envoyée, et si l'envoi a échoué. En cas d'échec, vous le voyez sans attendre l'appel du client, et vous pouvez corriger l'adresse puis renvoyer le document.
Cet historique reste utile plus tard, quand il faut vérifier qu'un document est bien parti à une date donnée ou reprendre le suivi d'une facture en retard.
Ce que l'envoi par e-mail n'est pas
Envoyer une facture en PDF par e-mail reste un échange classique entre vous et votre client. Ce n'est pas une transmission à la DGI, qui n'est pas active à ce jour. Si votre client est lui aussi une entreprise vérifiée sur m2m.ma, vous pouvez aussi choisir l'échange direct : il reçoit la facture en brouillon dans son espace, sans passer par sa boîte de réception.