Una serie de números en la que puede confiar
Una numeración regular demuestra que su facturación se lleva con rigor. Números correlativos, sin saltos ni duplicados, y facturas que ya no cambian después son aspectos que un asesor contable revisa en primer lugar, y que cuentan en caso de inspección. En m2m.ma, no tiene que llevar este registro usted mismo: la plataforma se encarga de ello.
El funcionamiento se basa en una distinción sencilla entre el borrador y la factura validada.
El borrador no tiene número
Mientras su factura esté en borrador, no lleva ningún número. Puede modificarla tantas veces como necesite, o eliminarla, sin crear saltos en la serie. Por tanto, no supone ningún problema preparar una factura que al final nunca se envíe.
Es al validarla cuando se asigna el número siguiente, por ejemplo FA-2026-0042. La factura pasa entonces a ser definitiva. La serie la gestiona la base de datos y nunca retrocede, aunque dos personas validen una factura al mismo tiempo.
- Número asignado al validar, no antes
- Una serie continua, sin números reutilizados
- Documento bloqueado una vez validado
- Nota de crédito numerada, vinculada a la factura corregida
Corregir un error dejando constancia
Un error en una factura validada no se corrige modificándola. Usted emite una nota de crédito a partir de la factura original. Esta nota de crédito lleva su propio número y sigue vinculada al documento que corrige. Si es necesario, emite después una nueva factura con los datos correctos.
Este método puede parecer más largo que una simple corrección, pero protege a todos. Su cliente, su asesor contable y usted mismo ven lo que ha ocurrido, y los asientos contables siguen siendo coherentes con los documentos emitidos.
Una buena base para el futuro
Una numeración continua también forma parte de lo que facilita el paso a la factura electrónica, cuyas modalidades aún debe precisar la DGI. Mientras llegan las especificaciones oficiales, dispone de un historial limpio y coherente.
Si viene de otro programa o facturaba a mano, hable con su asesor contable antes de su primera factura: podrá indicarle cómo gestionar el paso de una serie antigua a la nueva. Las normas concretas que se aplican a su empresa también deben confirmarse con él.