Una sequenza di numeri su cui può contare
Una numerazione regolare dimostra che la Sua fatturazione è tenuta con serietà. Numeri consecutivi, senza buchi né doppioni, e fatture che non cambiano più a posteriori sono aspetti che un commercialista guarda per primi, e che contano in caso di controllo. Su m2m.ma non deve tenere questo registro da solo: se ne occupa la piattaforma.
Il funzionamento si basa su una distinzione semplice tra la bozza e la fattura convalidata.
La bozza non ha numero
Finché la fattura è in bozza, non porta alcun numero. Può modificarla quanto necessario, o eliminarla, senza creare buchi nella sequenza. Non è quindi un problema preparare una fattura che alla fine non partirà mai.
È alla convalida che viene assegnato il numero successivo, per esempio FA-2026-0042. La fattura diventa allora definitiva. La sequenza è gestita dal database e non torna mai indietro, nemmeno se due persone convalidano una fattura nello stesso momento.
- Numero assegnato alla convalida, non prima
- Una sequenza continua, senza numeri riutilizzati
- Documento bloccato una volta convalidato
- Nota di credito numerata, collegata alla fattura corretta
Correggere un errore lasciando traccia
Un errore su una fattura convalidata non si corregge modificandola. Emette una nota di credito a partire dalla fattura originale. Questa nota di credito ha un proprio numero e resta collegata al documento che corregge. Se necessario, emette poi una nuova fattura con i dati corretti.
Questo metodo può sembrare più lungo di una semplice correzione, ma protegge tutti. Il Suo cliente, il Suo commercialista e Lei stesso vedete cosa è successo, e le scritture contabili restano coerenti con i documenti emessi.
Una buona base per il futuro
Una numerazione continua è anche uno degli elementi che facilitano il passaggio alla fattura elettronica, le cui modalità devono ancora essere precisate dalla DGI. In attesa delle specifiche ufficiali, dispone di uno storico pulito e coerente.
Se arriva da un altro software o se fatturava a mano, ne parli con il Suo commercialista prima della prima fattura: potrà dirLe come gestire il passaggio da una vecchia serie alla nuova. Anche le regole precise che si applicano alla Sua azienda vanno confermate con lui.