Qué es la digitalización de un proceso
Un proceso es una serie de pasos que se repite en su empresa: una solicitud de compra, un parte de intervención, un expediente de cliente, una nota de gastos. La digitalización consiste en llevar esos pasos a una herramienta digital, desde la introducción de datos hasta el archivo. La persona rellena un formulario en lugar de una ficha en papel, el responsable valida desde su teléfono o su ordenador, y el documento final queda en el lugar correcto sin tener que copiarlo.
No se trata de comprar un programa más. El objetivo es que el trabajo diario sea más sencillo para quienes lo hacen y más claro para usted, como directivo.
Señales de que es momento de actuar
Algunas situaciones se repiten a menudo en las pymes e indican que un proceso merece ser revisado.
- La misma información se introduce varias veces en archivos distintos
- Nadie sabe en qué punto está una solicitud sin llamar a un compañero
- Un documento importante es difícil de encontrar
- Todo se detiene cuando la persona que conoce el expediente está ausente
- Sus cifras llegan demasiado tarde para tomar decisiones
Empezar poco a poco, con un solo circuito
Recomendamos empezar por un solo proceso, frecuente y bien conocido por sus equipos. Suele ser la forma más sencilla de comprobar que la herramienta es adecuada y de lograr que se adopte. Estudiamos el circuito actual, lo simplificamos y después lo construimos y lo ajustamos con las personas que lo usan cada día.
Esta primera etapa también muestra lo que sus datos permiten seguir: número de solicitudes, plazos de tramitación, expedientes pendientes. Esta información puede alimentar después un panel de control sencillo.
Conservar sus herramientas cuando sea posible
Digitalizar no significa sustituirlo todo. Si su programa de contabilidad o su archivo de clientes le funciona, intentamos conectarlo al nuevo circuito, mediante una API cuando existe o mediante archivos de intercambio. Para sus facturas, el circuito también puede apoyarse en la plataforma my.m2m.ma, que prepara las facturas electrónicas, la contabilidad y el IVA.
Por último, un proceso digital suele contener datos sobre sus clientes o sus empleados. La ley 09-08 y la CNDP deben tenerse en cuenta desde el diseño, y los permisos de acceso se definen con usted. Como cada proyecto es diferente, elaboramos un presupuesto después de entender su necesidad.
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