سلسلة أرقام يمكنك الاعتماد عليها
يدل الترقيم المنتظم على أن فوترتك ممسوكة بجدية. فالأرقام المتتابعة، دون انقطاع ولا تكرار، والفواتير التي لا تتغير لاحقًا، نقاط ينظر إليها المحاسب أولًا، ولها أهميتها في حال المراقبة. على m2m.ma، لست مضطرًا إلى مسك هذا السجل بنفسك: فالمنصة تتكفل بذلك.
تقوم طريقة العمل على تمييز بسيط بين المسودة والفاتورة المصادق عليها.
المسودة بلا رقم
ما دامت فاتورتك مسودة، فهي لا تحمل أي رقم. يمكنك تعديلها كما تشاء أو حذفها، دون إحداث انقطاع في السلسلة. وبالتالي لا ضرر في تحضير فاتورة لن تُرسل في النهاية.
عند التصديق يُسند الرقم الموالي، مثل FA-2026-0042. وتصبح الفاتورة حينها نهائية. وتدير قاعدة البيانات السلسلة، ولا تعود إلى الوراء أبدًا، حتى لو صادق شخصان على فاتورة في اللحظة نفسها.
- الرقم يُسند عند التصديق، وليس قبله
- سلسلة متصلة، دون إعادة استعمال أي رقم
- وثيقة مجمدة بعد التصديق
- إشعار دائن مرقم، مرتبط بالفاتورة المصحَّحة
صحّح الخطأ مع ترك أثر
لا يُصحح الخطأ في فاتورة مصادق عليها بتعديلها. بل تصدر إشعارًا دائنًا انطلاقًا من الفاتورة الأصلية. ويحمل هذا الإشعار الدائن رقمه الخاص ويبقى مرتبطًا بالوثيقة التي يصححها. وإذا لزم الأمر، تصدر بعد ذلك فاتورة جديدة بالمعلومات الصحيحة.
قد تبدو هذه الطريقة أطول من تصحيح بسيط، لكنها تحمي الجميع. فزبونك ومحاسبك وأنت ترون ما حدث، وتبقى القيود المحاسبية متسقة مع الوثائق الصادرة.
أساس جيد لما سيأتي
يعد الترقيم المتصل أيضًا مما يسهل الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية، التي ما زالت كيفياتها في انتظار تحديدها من المديرية العامة للضرائب. وفي انتظار المواصفات الرسمية، يتوفر لديك سجل نظيف ومتسق.
إذا كنت قادمًا من برنامج آخر أو كنت تفوتر يدويًا، تحدث مع محاسبك قبل فاتورتك الأولى: يمكنه إخبارك بكيفية التعامل مع الانتقال من سلسلة قديمة إلى السلسلة الجديدة. ويجب أيضًا تأكيد القواعد الدقيقة المطبقة على شركتك معه.