El back-office, donde se pierde el tiempo
El trabajo de oficina no siempre se ve, pero es lo que hace funcionar la empresa. Una firma pendiente, un contrato que no aparece, una sala reservada dos veces, una solicitud de material olvidada: por separado, estos incidentes parecen pequeños. Juntos, ocupan a sus equipos y le obligan a estar recordándoselo a todo el mundo. Una herramienta de gestión de la oficina reúne estos asuntos en un mismo lugar, con reglas que todos entienden.
Sus documentos, clasificados y localizables
Contratos, órdenes de compra, certificados, correspondencia: podemos organizar sus documentos por cliente, proveedor, expediente o año. Cada documento puede recibir información útil, como un tipo y una fecha de vencimiento, que facilita la búsqueda y permite recibir un recordatorio antes de que venza un contrato.
Los permisos de acceso se definen con usted: no todo el mundo necesita verlo todo. Sobre el plazo de conservación de sus documentos, consulte a su contable o a su asesor jurídico.
Compras controladas de la solicitud a la recepción
Una solicitud de compra suele pasar por una llamada o un mensaje y luego se pierde. Con un circuito digital, el solicitante rellena un formulario sencillo y adjunta un presupuesto. El responsable recibe una notificación y valida o rechaza, con un comentario si es necesario. Las reglas pueden variar según el departamento o el importe, según lo que usted decida.
La solicitud validada puede convertirse después en una orden de compra, y la recepción puede conectarse a su gestión de inventario cuando disponga de ella.
Las solicitudes del día a día
Muchas pequeñas solicitudes merecen un seguimiento sencillo, sin reuniones ni recordatorios.
- Reservar una sala de reuniones o un vehículo y ver la disponibilidad
- Pedir material de oficina o una intervención informática
- Notificar una avería a servicios generales
- Asignar una tarea con un plazo y seguir su avance
- Ver de un vistazo lo que está pendiente y quién lo tiene
Una herramienta a la medida de su empresa
No hace falta preverlo todo de una vez. Recomendamos empezar por el asunto que más le molesta, por ejemplo las solicitudes de compra, y añadir los demás según sus necesidades. La herramienta puede conectarse a sus otras soluciones, como el inventario, el personal o la plataforma my.m2m.ma para sus facturas. Cuéntenos cómo funciona hoy su oficina: le propondremos un alcance realista y un presupuesto para su proyecto.
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