Le back-office, là où le temps disparaît
Le travail de bureau ne se voit pas toujours, mais il fait tourner l'entreprise. Une signature qui attend, un contrat introuvable, une salle réservée deux fois, une demande de matériel oubliée : pris séparément, ces incidents paraissent petits. Ensemble, ils occupent vos équipes et vous obligent à relancer tout le monde. Un outil de gestion du bureau rassemble ces sujets au même endroit, avec des règles que chacun comprend.
Vos documents, classés et retrouvés
Contrats, bons de commande, attestations, courriers : nous pouvons organiser vos documents par client, fournisseur, dossier ou année. Chaque document peut recevoir des informations utiles, comme un type et une date d'échéance, qui facilitent la recherche et permettent de recevoir un rappel avant l'expiration d'un contrat.
Les droits d'accès sont définis avec vous : tout le monde n'a pas besoin de tout voir. Pour la durée de conservation de vos documents, demandez conseil à votre comptable ou à votre conseil juridique.
Des achats suivis de la demande à la réception
Une demande d'achat passe souvent par un appel ou un message, puis se perd. Avec un circuit numérique, le demandeur remplit un formulaire simple et joint un devis. Le responsable reçoit une notification et valide ou refuse, avec un commentaire si besoin. Les règles peuvent varier selon le service ou le montant, selon ce que vous décidez.
La demande validée peut ensuite devenir un bon de commande, et la réception peut être reliée à votre gestion de stock quand vous en avez une.
Les demandes du quotidien
Beaucoup de petites demandes méritent un suivi simple, sans réunion ni relance.
- Réserver une salle de réunion ou un véhicule et voir les disponibilités
- Demander du matériel de bureau ou une intervention informatique
- Signaler une panne aux moyens généraux
- Attribuer une tâche avec une échéance et suivre son avancement
- Voir d'un coup d'œil ce qui est en attente et chez qui
Un outil à la taille de votre entreprise
Inutile de tout prévoir d'un coup. Nous conseillons de commencer par le sujet qui vous gêne le plus, par exemple les demandes d'achat, puis d'ajouter les autres selon vos besoins. L'outil peut se relier à vos autres solutions, comme le stock, le personnel ou la plateforme my.m2m.ma pour vos factures. Racontez-nous comment votre bureau fonctionne aujourd'hui : nous vous proposerons un périmètre réaliste et un devis pour votre projet.
.jpg){kind=link}