مكتب أفضل تنظيمًا، من الطلب إلى الوثيقة

الأعمال الإدارية حيث يضيع الوقت

لا يظهر العمل المكتبي دائمًا، لكنه يحرك الشركة كلها. توقيع ينتظر، وعقد لا يجده أحد، وقاعة محجوزة مرتين، وطلب معدات منسي: كل حادث من هذه الحوادث يبدو صغيرًا إذا أُخذ وحده. لكنها مجتمعة تشغل فرقك وتجبرك على تذكير الجميع. وتجمع أداة تسيير المكتب هذه المواضيع في مكان واحد، بقواعد يفهمها كل شخص في الشركة.

وثائقك مصنفة وسهلة الإيجاد

العقود وسندات الطلب والشهادات والمراسلات: يمكننا تنظيم وثائقك حسب الزبون أو المورد أو الملف أو السنة. ويمكن أن تحمل كل وثيقة معلومات مفيدة، مثل نوعها وتاريخ انتهائها، مما يسهل البحث ويتيح لك تلقي تذكير قبل نهاية العقد.

وتُحدد صلاحيات الولوج معك: فليس على الجميع أن يروا كل شيء. أما مدة الاحتفاظ بوثائقك، فاسأل عنها محاسبك أو مستشارك القانوني، لأنها تتوقف على نوع الوثيقة.

مشتريات متتبعة من الطلب إلى الاستلام

كثيرًا ما يمر طلب الشراء عبر مكالمة أو رسالة ثم يضيع. أما مع المسار الرقمي، فيملأ صاحب الطلب نموذجًا بسيطًا ويرفق به عرض سعر. ويتلقى المسؤول إشعارًا فيصادق أو يرفض، مع تعليق عند الحاجة. ويمكن أن تختلف القواعد حسب المصلحة أو المبلغ، وفق ما تقرره أنت.

ويمكن بعد ذلك أن يتحول الطلب المصادق عليه إلى سند طلب، كما يمكن ربط الاستلام بتسيير المخزون عندما يكون متوفرًا لديك، حتى تبقى المعلومات متصلة من البداية إلى النهاية.

طلبات الحياة اليومية

تستحق طلبات صغيرة كثيرة تتبعًا بسيطًا، دون اجتماعات ولا تذكير متكرر، حتى لا تضيع بين الرسائل.

• حجز قاعة اجتماعات أو سيارة ورؤية الأوقات المتاحة
• طلب لوازم مكتبية أو تدخل معلوماتي
• الإبلاغ عن عطب لمصلحة الوسائل العامة
• إسناد مهمة بأجل محدد وتتبع تقدمها
• رؤية ما ينتظر ولدى من بنظرة واحدة

أداة على قدر شركتك

لا حاجة إلى التخطيط لكل شيء دفعة واحدة. ننصح بالبدء بالموضوع الذي يزعجك أكثر، مثل طلبات الشراء، ثم إضافة المواضيع الأخرى حسب حاجياتك. ويمكن ربط الأداة بحلولك الأخرى، مثل المخزون أو المستخدمين أو منصة my.m2m.ma لفواتيرك. حدثنا عن طريقة عمل مكتبك اليوم: وسنقترح عليك نطاقًا واقعيًا وعرض سعر خاصًا بمشروعك، دون أن نطلب منك تغيير كل شيء. وكلما كانت أمثلتك ملموسة، مثل طلب شراء حقيقي أو نموذج تستعمله اليوم، كان فهمنا لحاجتك أسرع وكان الحل المقترح أقرب إلى واقع عملك اليومي داخل مختلف المصالح. ويمكنك دعوة الأشخاص المعنيين إلى هذا النقاش منذ البداية.