رقمنة العمليات لشركتك

ماذا تعني رقمنة عملية ما

العملية هي سلسلة من الخطوات تتكرر داخل شركتك: طلب شراء، أو تقرير تدخل، أو ملف زبون، أو مذكرة مصاريف. وتعني الرقمنة نقل هذه الخطوات إلى أداة رقمية، من الإدخال إلى الأرشفة. يملأ الشخص نموذجًا بدل ورقة، ويصادق المسؤول من هاتفه أو حاسوبه، وتصل الوثيقة النهائية إلى المكان المناسب دون إعادة نسخها مرة أخرى.

لا يتعلق الأمر بشراء برنامج إضافي. فالهدف هو أن يصبح العمل اليومي أبسط بالنسبة لمن يقومون به، وأوضح بالنسبة لك أنت صاحب الشركة، حتى تعرف في كل وقت ما تم إنجازه وما زال ينتظر.

علامات تدل على أن وقت التحرك قد حان

تتكرر بعض الحالات كثيرًا في المقاولات الصغرى والمتوسطة، وهي تشير إلى أن عملية ما تستحق المراجعة وإعادة النظر في طريقة سيرها.

• تُدخل المعلومة نفسها عدة مرات في ملفات مختلفة
• لا يعرف أحد أين وصل طلب ما دون الاتصال بزميل
• يصعب العثور على وثيقة مهمة عند الحاجة إليها
• يتوقف كل شيء عندما يغيب الشخص الذي يعرف الملف
• تصلك الأرقام متأخرة فلا تساعدك على اتخاذ القرار

ابدأ صغيرًا بمسار واحد

ننصح بالبدء بعملية واحدة تتكرر كثيرًا وتعرفها فرقك جيدًا. فهذه غالبًا أبسط طريقة للتأكد من أن الأداة تناسبك ولتشجيع الجميع على استعمالها. ندرس المسار الحالي ونبسطه، ثم ننجزه ونعدله مع الأشخاص الذين يستعملونه كل يوم، إلى أن يصبح ملائمًا لطريقة عملهم الفعلية.

تبين هذه الخطوة الأولى أيضًا ما تسمح لك بياناتك بتتبعه: عدد الطلبات وآجال المعالجة والملفات التي تنتظر القرار. ويمكن بعد ذلك أن تغذي هذه المعلومات لوحة قيادة بسيطة تعرض لك الوضع بنظرة واحدة.

احتفظ بأدواتك كلما أمكن ذلك

لا تعني الرقمنة تعويض كل شيء. فإذا كان برنامج المحاسبة أو ملف الزبناء يناسبك، نحاول ربطه بالمسار الجديد، عبر API عندما تكون متوفرة أو عبر ملفات التبادل. وبالنسبة لفواتيرك، يمكن للمسار أيضًا أن يعتمد على منصة my.m2m.ma التي تحضّر الفواتير الإلكترونية والمحاسبة والضريبة على القيمة المضافة.

وأخيرًا، تتضمن العملية الرقمية غالبًا بيانات عن زبنائك أو مستخدميك. لذلك ينبغي أخذ القانون 09-08 واللجنة الوطنية CNDP بعين الاعتبار منذ مرحلة التصميم، وتحديد صلاحيات الولوج معك. ولأن كل مشروع يختلف عن غيره، نعد عرض السعر بعد أن نفهم حاجتك جيدًا. ويمكنك أن تحدثنا عن عملية واحدة فقط في البداية، وسنخبرك بما يمكن تبسيطه قبل رقمنته، وبما يستحق أن يبقى كما هو في الوقت الحالي.